Kann das weg oder gibt es eine Aufbewahrungsfrist?
Wenn sich das Papier stapelt und die Datenspeicher kurz vor dem Überlaufen sind, ist aufräumen angesagt. Aber Vorsicht: Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen Mindest-Aufbewahrungsfristen für steuer- und bilanzrelevante Unterlagen vor.
Nicht jeder Brief ist ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein steuerlich relevanter Buchungsbeleg. Sind aber archivierungspflichtige Dokumente in einem Umfang nicht mehr auffindbar, die die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beeinträchtigt, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Oder es drohen Bußgelder, im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Folgen. Doch jedes abgelegte Schriftstück, jede archivierte Datei verursacht Kosten. Informieren Sie sich deshalb, welche Unterlagen ab wann vernichtet werden dürfen.
Aufbewahrung ist oft auch in Ihrem eigenen Interesse als Unternehmer
Sauber archivierte Dokumente helfen dabei, Sachverhalte aufzuklären oder zu beweisen, sollte es beispielsweise zu einem Zivilprozess gegen Ihre Firma oder einen Ihrer Schuldner kommen. Müssen Sie ausstehende Forderungen auf gerichtlichem Weg einfordern, haben Sie mit den aufbewahrten Unterlagen ein rechtswirksames Beweismittel zum strittigen Geschäftsvorfall. Mit Geschäftsunterlagen können Sie nachweisen, dass Sie gemäß den vertraglichen Vereinbarungen mit Kunden oder Geschäftspartnern gehandelt haben.
Mit einer ordnungsgemäßen Buchführung vermeiden Sie Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt über die steuerliche Bewertung von Geschäftsvorfällen und stellen sicher, dass Ihnen keine Steuervorteile entgehen.
Die befristete Aufbewahrung von Unterlagen ist also nicht nur eine mitunter lästige und regelmäßig Kosten verursachende Pflicht, sie hilft Ihnen auch, Ihre wirtschaftlichen und rechtlichen Interessen zu wahren.
Das verlangt der Gesetzgeber
Wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen, steht im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung, also alles, was zu Streitigkeiten mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten führen könnte, müssen Sie mindestens sechs Jahre aufbewahren. Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden – alles, was gebucht wird oder Dauerwert besitzt wie Verträge, Gerichtsurteile, Baupläne und Bilanzen, muss mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder geändert wurde und endet am letzten Tag des sechsten bzw. des zehnten Jahres.
Fristen können sich verlängern
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Dokument für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie etwa einen Einspruch, den Sie gegen den Steuerbescheid eingelegt haben, eine begonnene Betriebsprüfung oder eine verspätete Abgabe der Steuererklärung. Weitere Gründe für eine Verlängerung der Aufbewahrungsrist:
- Die Steuer wurde nur vorläufig festgesetzt.
- Über die Steuer ist ein gerichtliches Rechtsbehelfsverfahren anhängig.
- Das Dokument ist relevant im Rahmen eines anhängigen Ordnungswidrigkeiten- oder Bußgeldverfahrens.
- Das Dokument ist für die Begründung von Anträgen relevant, die der Steuerpflichtige gestellt hat und über die noch nicht abschließend entschieden ist.
So muss aufbewahrt werden
Grundsätzlich sind alle Dokumente im Original aufzubewahren – und zwar geordnet und gesichert. „Geordnet“ bedeutet, dass ein sachkundiger Außenstehender, wie zum Beispiel der Betriebsprüfer des Finanzamts, in der Lage sein muss, die Unterlagen in angemessener Zeit auffinden und prüfen zu können. Gesichert müssen die Unterlagen gegen die Einwirkung von Licht, Staub und Feuchtigkeit sein. Das ist zum Beispiel regelmäßig nicht gegeben bei Quittungen, die auf Thermopapier gedruckt sind. Sie verblassen mit der Zeit und werden schließlich vollständig unleserlich. Sie sollten deshalb frühzeitig auf normales Papier kopiert und mit dieser Kopie zusammengetackert werden.
Dokumente, die im Original als Dateien vorliegen, müssen auch so archiviert werden. Außerdem ist der Unternehmer verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Dokumente während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.