Frühjahrsputz beim Papierkram

Kassenzettel, Steuerbescheide, Versicherungsunterlagen – sie stapeln sich oder füllen über die Jahre etliche Ordner. Vor dem Ausmisten muss geklärt sein, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden sollten.

Von der Geburtsurkunde bis zum Rentenbescheid – im Laufe eines Lebens sammelt sich einiges an Papier an. Nicht alles muss ein Leben lang aufbewahrt werden. Doch persönliche Dokumente wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, Schul- und Arbeitszeugnisse sowie Ausweise haben dauerhaft einen festen Platz verdient. Bei allen anderen Unterlagen regeln Vertragslaufzeiten, Verjährungsfristen oder gesetzliche Vorschriften das Ablaufdatum.

Echte Aufbewahrungspflichten gibt es für Privatpersonen nur in zwei Fällen:

Mieter oder Eigentümer, die Handwerker mit Arbeiten an Haus oder Wohnung beauftragen, müssen deren Rechnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr einnimmt, ist verpflichtet, alle Belege sechs Jahre lang zu archivieren.

Steuerunterlagen

Eine Kopie der Steuererklärung sollten Steuerzahler in jedem Fall bis zum Erhalt des Steuerbescheids behalten. Gleiches gilt für Belege wie Quittungen für Büromaterial, Kassenzettel aus der Apotheke oder Spendenbescheinigungen, die bei der Steuer eingereicht wurden. Den Bescheid kann das Finanzamt grundsätzlich noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern. Deshalb gilt der Rat, die Unterlagen auch so lange aufzubewahren.

Rentenunterlagen

Für die Kontenklärung bei der Deutschen Rentenversicherung benötigt man Ausbildungs- und Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Sie sollten mindestens bis zur Rente nicht in den Schredder. Auch die jährliche Renteninformation gehört abgelegt, um Differenzen nachvollziehen und klären zu können.

Verträge

Versicherungsordner platzen schnell aus allen Nähten. Ist eine Police abgelaufen, kann der ganze Vorgang entsorgt werden – zumindest im Fall von Hausrat, Haftpflicht oder Rechtsschutz. Bei Renten- oder Lebensversicherungen hingegen ist es möglich, dass Unterlagen später bei steuer- oder erbrechtlichen Vorgängen noch wichtig werden, weshalb sie lebenslang abgelegt bleiben sollten.

Grundsätzlich gilt für alle Verträge: Solange sie Gültigkeit haben, sollten sie aufbewahrt werden.

Bankunterlagen

Auch die Unterlagen zu Bank- und Fondssparplänen sollten während der Laufzeit abgelegt bleiben, das letzte Schriftstück über den Vertragsabschluss darüber hinaus.

Für Kontoauszüge gibt es keine rechtliche Regelung. Sie können aber als Beleg für unterschiedlichste Dinge dienen. Empfohlen wird daher, Kontoauszüge mindestens drei Jahre zu archivieren.

Rechnungen

Wie oben beschrieben müssen Rechnungen von Handwerkern und anderen Dienstleistern zwei Jahre aufbewahrt werden. Kassenzettel sollten 28 Monate abgelegt werden – so lange greift die Gewährleistungspflicht. Ist die Garantiezeit länger, empfiehlt es sich, den Bon entsprechend lange nicht zu entsorgen.

Fristen in der Übersicht

Ein Leben lang: Persönliche Dokumente wie Familienbuch, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Führerschein, Personalausweis, Gesundheitsunterlagen wie Röntgenbilder und Arztgutachten
Mindestens bis zur Rente: Dokumente, die den beruflichen Werdegang dokumentieren wie Schul-, Uni-, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung, Dokumentationen von Krankenkassen
Die gesamte Laufzeit: Versicherungsunterlagen und solche für Finanz- und Vorsorgeprodukte wie Sparverträge, Sparpläne, Kreditverträge
Die gesamte Gebrauchsdauer: Nachweise für Hausratversicherung wie Belege über Möbel, Elektronik etc.
Bis zum Verkauf der Immobilie: Unterlagen zum Eigenheim
Mindestens vier Jahre nach Erhalt des Steuerbescheids: Steuerunterlagen
Solange die Garantie läuft, mindestens aber 28 Monate: Kaufbelege, bei elektronischen Geräten mit der Update-Pflicht seit 2022 drei Jahre
Mindestens zwei Jahre: Handwerkerrechnungen

Stiftung Warentest zeigt mithilfe eines Ampelsystems, welche Unterlagen im Detail wie lange und wofür aufgehoben werden sollten, ob eine Kopie reicht und wo man Ersatz erhält.

Ablage organisieren

Experten raten, die Unterlagen nach Bereichen wie Haus, Finanzen, Beruf, Rente etc. und bei der Steuer nach Jahren zu sortieren. Technikaffine können (zusätzlich) alle Unterlagen einscannen und eine elektronische Ablage auf dem PC oder in einer Cloud nutzen. Dabei sollte man Anbieter wählen, bei denen deutsches oder europäisches Recht gilt. Sparkassen bieten zum Beispiel S-Trust an. Tipps zur Langzeitarchivierung gibt es auf meindigitalesarchiv.de.